Personas: Wie Nicolai Netzaffin und Ulrike Urgestein Redakteure unterstützen können

Derzeit arbeite ich an einem Handbuch für WordPress-Redakteure, das verständlich in die Bedienung dieses weit verbreiteten und beliebten Content-Management-Systems einführen soll. Dabei beschreite ich einen anderen Weg als Autoren vergleichbarer Redaktionshandbücher, die den Leser zumeist entweder allein lassen oder ihn wie einen Schüler an der Hand seines Lehrers durch das Buch führen. Ich stelle ihm stattdessen eine Handvoll anderer, fiktiver Redakteure zur Seite, die mit denselben Problemen zu kämpfen haben wie er. Dabei mache ich mir das Konzept der Personas zunutze, ein Modell aus der Mensch-Computer-Interaktion und dem Anforderungsmanagement.

Vielleicht kennen Sie Matthias Marketier oder Nicolai Netzaffin aus Ihrem persönlichen Umfeld? Womöglich arbeiten Sie mit Elias Einblick oder Kristina Kreativ zusammen in einem Unternehmen? Eventuell sind Sie mit Walter Webb befreundet? Vielleicht erkennen Sie sich sogar selbst?

Warum wir ein gutes WordPress-Redaktionshandbuch brauchen

In den vergangenen Monaten habe ich zahlreiche Websites mit WordPress realisiert, darunter einige, um deren Betreuung sich ein Team bestehend aus mehr als einem halben Dutzend Redakteure kümmert. Alle Redakteure wurden von mir oder einem meiner Kollegen bei itemis in WordPress und die redaktionelle Betreuung der jeweiligen Website eingewiesen. Wir haben dabei einige Erkenntnisse darüber sammeln können, wie es ist, sich neu in WordPress einzuarbeiten. Vor einiger Zeit habe ich an anderer Stelle folgendes Fazit gezogen:

»WordPress ist ein System, das für Online-Redakteure zugleich einfach und simpel sowie schwierig und komplex ist. Redakteure können schnell zu Ergebnissen kommen, stehen aber bei höherem Anspruch vor großen Herausforderungen – vor allem, wenn sie wenig Erfahrung haben. (…)

Wir dürfen nicht glauben, es reiche, unseren Kunden eine fertige WordPress-Website hinzustellen und ihm das System nach einer kurzen Einweisung zu übergeben. Die meisten Kunden werden damit überfordert sein! Schon ohne eigene Erweiterungen oder Plugins ist das System so komplex, dass schlechte Ergebnisse und zahlreiche Rückfragen unvermeidlich sind.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass mindestens eine 4-stündige Schulung notwendig ist, um den richtigen Umgang mit WordPress zu vermitteln. Auch eine eintägige WordPress-Schulung ist keine vertane Zeit, sondern kann sinnvoll mit Übungen und Praxisbeispielen gefüllt werden. Ein Redaktions-Handbuch, das reich bebildert und Schritt für Schritt in den redaktionellen Umgang mit WordPress einweist, kann über eine Schulung hinaus ebenfalls sinnvoll sein.«

Ein Handbuch für unterschiedliche Zielgruppen

Wir konnten darüber hinaus beobachten, dass es verschiedene Typen von Redakteuren gibt, die mit unterschiedlichen Vorkenntnissen (und mal mehr und mal weniger Motivation) an die Sache heran gehen:

  • Es gibt Redakteure, die viel im Web unterwegs und permanent online sind, und andere, die nur abends kurz ihren Rechner anschmeißen, um E-Mails abzurufen.
  • Die einen haben schon mit Content-Management-Systemen gearbeitet, die anderen kennen gerade mal Word.
  • Schulungsteilnehmer beherrschen zum Teil HTML und PHP oder können sehr gut mit Bildbearbeitungsprogrammen umgehen und wissen, wie sie Bilder skalieren und fürs Web optimieren. Andere klammern sich an den WYSIWYG-Editor und verstehen nicht, warum es nicht einfach reicht, 4 MB große Bilder auf die richtige Größe zu skalieren.
  • In der Schulung sitzen hoch motivierte Teilnehmer, die viele Fragen stellen und wirklich etwas lernen wollen, genauso wie lustlose Redakteure, die einfach nur ihren Text aus Word auf die Website kopieren wollen.

Ein Redaktionshandbuch muss auf diese und viele weitere Unterschiede Rücksicht nehmen. Die Zielgruppe »Online-Redakteur« ist keine homogene Gruppe mit klar umrissenen Eigenschaften. Vielmehr handelt es sich um unterschiedliche Zielgruppen. Das hat auch Nina Gerling erkannt, die Autorin des Buches Contao für Redakteure (Partnerlink), das im September 2010 im Addison-Wesley-Verlag erschienen ist; ein Redaktionshandbuch für das (übrigens auch sehr gute) Content-Management-System Contao. Sie schreibt im Vorwort:

»Das Handbuch richtet sich sowohl an den professionellen Online-Redakteur in einem mittelständischen Unternehmen oder großen Verband als auch an die Sekretärin, die neben ihren normalen Arbeiten für die Firma die Website pflegt, oder die Privatperson, die eine Hobby-Website mit Inhalten erweitert.«

Die drei angesprochenen Redakteurstypen haben sicher eine unterschiedliche fachliche Ausbildung, andere Fähigkeiten, Erwartungen und Verhaltensmuster. Was liegt näher, als Personas zu kreieren, die die Eigenschaften dieser Nutzergruppen zusammenfassen und zum Leben erwecken? (Personas sagen Ihnen nichts? Dann lesen Sie meinen Artikel Mit Personas Projekte menschlich und motivierend gestalten.)

Die Arbeit mit Personas für ein Redaktionshandbuch zwei Vorteile:

  • Ich schreibe das Redaktionshandbuch nicht für »den Leser«, ein Element aus einer unbekannten, anonymen Gruppe, sondern schreibe es für meine Personas. Dadurch dass ich mich bemüht habe, die Personas so zu entwerfen, dass sie alle denkbaren Redakteurstypen abbilden, erhoffe ich mir, wirklich ein Buch zu schreiben, das jedem Leser etwas nützt.
  • Die Leser des Buches sollen wie folgt auf die Persona reagieren: »So jemanden kenne ich auch in meinem Umfeld!« – »Der/Die hat ja dieselben Probleme wie ich.« – »Der/Die ist sympathisch!« – »Mit so jemandem würde ich auch gern zusammen arbeiten, der/die könnte mir bestimmt weiterhelfen.« – »So wie der/die habe ich dieses Problem noch nie betrachtet.« – Dadurch fühlt der Leser sich stärker ins Geschehen mit einbezogen und dadurch, dass er andere, ihm vertraute Redakteure bei ihrer Arbeit beobachtet, nicht mit dem Buch allein gelassen.

Die Personas meines WordPress-Redaktionshandbuchs

Als Beispielprojekt dient in meinem Buch die Website eines (fiktiven) mittelständischen Unternehmens, das Kunststoffprodukte aus Recyclingmaterialien herstellt, darunter Bauelemente wie Rund- und Brettprofile, Zäune oder Abfällbehälter. Dabei handelt es sich um eine klassische Unternehmenswebsite, die das Unternehmen, seine Unternehmensgeschichte und –philosophie, seine Mitarbeiter und Produkte online präsentiert.

Im Unternehmen arbeiten sechs Personen, die der Leser bei ihrer redaktionellen Arbeit an der Unternehmenswebsite begleitet:

  • Matthias Marketier ist Marketingleiter. Er hat die Rolle eines Redakteurs, nicht um aktiv an der Website mitzuarbeiten, sondern nur, um notfalls wichtige Änderungen selbst vornehmen zu können.
  • Nicolai Netzaffin studiert und jobbt nebenbei in der Marketingabteilung des Unternehmens, wo er für das Online-Marketing zuständig ist. Er ist als Redakteur verantwortlich für die Pflege aller Seiten und Artikel und kümmert sich darum, dass der Produktkatalog auch online immer aktuell ist.
  • Walter Webb ist System- und Webadministrator. Er kümmert sich um die Einrichtung und Administration von WordPress, setzt das Screendesign um, übernimmt die Programmierung des Themes, richtet die Benutzerzugänge ein und kümmert sich um die Schulungen der Redakteure.
  • Ulrike Urgestein ist Assistentin der Geschäftsführung. Sie hat die Rolle einer Autorin und stellt ausschließlich, aber eigenverantwortlich Artikel (Pressemitteilungen und aktuelle Nachrichten) online. Darüber hinaus beantwortet sie Kommentare.
  • Elias Einblick ist Praktikant. Er unterstützt Ulrike als Mitarbeiter beim Einstellen von Artikeln.
  • Kristina Kreativ ist Designerin für Online und Print. Sie kümmert sich als Redakteurin um die WordPress-Mediathek und kontrolliert, ob alle Medien korrekt eingebunden werden.

In den jeweiligen Situationen schauen die Leser des Buchs den Redakteuren über die Schulter und lernen so die Bedienung des Systems. Nebenbei werden die unterschiedlichen Rollen vorgestellt, die es in WordPress gibt: Abonnent, Mitarbeiter, Autor, Redakteur und Administrator.

In den nächsten Tagen werde ich die Personas in diesem Blog näher vorstellen.

5 Kommentare
  1. Nicole Simon
    Nicole Simon says:

    Für den Profiuser wirken Personas doof, der normale User aber = der Leser von solchen Handbüchern ist davon immer schwer begeistert, weil es das Leben einfacher macht. 🙂

    Im Twitterbuch haben wir eine Obsttruppe eingeführt (Karl Kirsche, Andrea Apfel usw) allerdings nicht sooo tief wie hier, was aber auch daran liegt, daß der Benutzer an die Hand genommen wird und nur beispielhaft für Tweets die Personas verwendet werden. Meine Personas tauschen vor allem Katzenvideos und organisieren Feste ;))

    Allerdings bin ich der Meinung das die eine in Kristina umbenannt werden sollte – so der Übersichtlichkeit wegen. 😉

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  2. Nina Gerling
    Nina Gerling says:

    Die Herangehensweise klingt gut. Ich bin gespannt, wie du das schlussendlich umsetzt und mit den typischen anderen Anforderungen an ein Handbuch (alle relevanten Features erklärt, übersichtlich) in Einklang bringst. Auf jeden Fall nehme ich an, dass es die Sache für den Leser „lebendiger“ macht, als wenn man ihm ganz klassisch die Funktionen erklärt 🙂

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  3. Gerald Schneider
    Gerald Schneider says:

    Wann geht es denn weiter mit dem Handbuch? Die Personen lesen sich ja wirklich sehr interessant soweit, vor allem das ganze rundherum des Lebensstils. Hut ab davor auf jeden Fall schon mal! Bin gespannt wie das wird 🙂

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